GESTION DOCUMENTAL

La resolución número 8934 de 2014, publicada en el Diario Oficial de la República el 19 de febrero marca un cambio de tendencia en la supervisión estatal hacia el sector privado.

Así como la Ley 594 de 2000 y posteriores Decretos Presidenciales y Acuerdos del Archivo General de la Nación se dirigía exclusivamente a entes públicos, esta resolución de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) regula el acceso y la gestión de los archivos también en organizaciones privadas, sujetas a la supervisión de este organismo.

La Superintendencia de Industria y Comercio (Superindustria) les ordenó a las empresas e instituciones privadas que están bajo su vigilancia asegurar la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo, indepen­dientemente del soporte en que se realicen.

Según la Resolución 8934 del 2014, el propósito de esta medida es garantizar la disponibilidad de la información para la consulta por parte de la administración, los agentes estatales y la ciudadanía.

Las entidades deberán implementar los siguientes instrumentos: programa de gestión, tablas de retención, cuadro de clasificación y tablas de valoración documental, junto con el reglamento interno de archivo.

Además, se permite el uso de las nuevas tecnologías de la información en el archivo correspondiente, siempre y cuando se garantice la organización, autenticidad, consulta posterior e integridad, entre otras condiciones exigidas por la Ley 594 de 2000.

La Superindustria concedió un año de plazo, para que sus vigiladas elaboren las tablas de retención y adopten el programa de gestión documental respectivo.

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